1. بيان السياسة
بيان عام
تلتزم أكاديمية وعـي الدولية بتطبيق نظام قبول وتسجيل عادل، واضح، شامل، ومسؤول أكاديميًا لجميع الدارسين المتقدمين للالتحاق ببرامجها ومؤهلاتها التعليمية والتدريبية.
تهدف هذه السياسة إلى ضمان أن كل دارس يتم قبوله في البرنامج المناسب لمستواه العلمي، وخبرته العملية، وهدفه المهني، وقدرته على استكمال متطلبات البرنامج بنجاح.
2. هدف السياسة
الأهداف
- تنظيم إجراءات القبول والتسجيل داخل الأكاديمية.
- ضمان العدالة والشفافية في قبول الدارسين.
- التأكد من مناسبة البرنامج للدارس قبل التسجيل.
- حماية الدارسين من الالتحاق ببرامج لا تناسب مؤهلاتهم أو خبراتهم أو أهدافهم.
- ضمان الالتزام بمتطلبات جهات الاعتماد أو الجهات المانحة للمؤهلات، بما في ذلك OTHM عند تقديم مؤهلاتها.
- توثيق جميع مراحل القبول والتسجيل والاحتفاظ بسجلات واضحة.
- منع أي ممارسات تسويقية أو قبولية مضللة.
- دعم مبدأ تكافؤ الفرص وعدم التمييز.
3. نطاق التطبيق
نطاق السياسةتطبق هذه السياسة على جميع المتقدمين والدارسين الراغبين في الالتحاق ببرامج أكاديمية وعـي الدولية، وتشمل على وجه الخصوص:
4. مبادئ القبول
المبادئ الأساسية للقبول4.1 العدالة
يتم تقييم جميع المتقدمين وفق معايير موحدة ومعلنة، دون تمييز على أساس الجنس، أو الجنسية، أو العرق، أو الدين، أو الإعاقة، أو الخلفية الاجتماعية، أو أي عامل غير مرتبط بمتطلبات البرنامج.
4.2 الشفافية
يجب تزويد المتقدمين بمعلومات واضحة قبل التسجيل، تشمل: اسم البرنامج، مدته، لغة الدراسة، نظامها، متطلبات القبول، الرسوم وآلية السداد، سياسة الاسترداد، متطلبات الحضور، طبيعة التقييمات، نوع الشهادة أو المؤهل، جهة الاعتماد إن وجدت، وحدود استخدام الشهادة.
4.3 ملاءمة الدارس للبرنامج
لا يتم قبول الدارس فقط بناءً على قدرته على سداد الرسوم، بل يجب التأكد من أن البرنامج مناسب لمؤهلاته، وخبراته، وأهدافه المهنية، وقدرته على الالتزام بمتطلبات الدراسة والتقييم.
4.4 النزاهة الأكاديمية
يجب أن تكون جميع البيانات والمستندات المقدمة من المتقدم صحيحة ودقيقة. ويحق للأكاديمية رفض الطلب أو إلغاء التسجيل إذا ثبت تقديم معلومات أو مستندات غير صحيحة أو مضللة.
4.5 الالتزام
تلتزم الأكاديمية بمتطلبات جهات الاعتماد والجهات المانحة للمؤهلات، بما في ذلك متطلبات التسجيل، والتحقق من الهوية، وحفظ السجلات، وحماية البيانات، ونزاهة إجراءات القبول.
5. الأدوار والمسؤوليات
توزيع المهام التنظيمية5.1 مسؤول القبول والتسجيل
استقبال طلبات الالتحاق، التأكد من اكتمال البيانات الأساسية، مراجعة المستندات المطلوبة، توجيه المتقدم للبرنامج المناسب، تسجيل بياناته في نظام الأكاديمية، إرسال خطاب القبول أو الرفض أو طلب استكمال المستندات، والاحتفاظ بسجلات القبول والتسجيل.
5.2 المدير الأكاديمي
مراجعة الحالات التي تحتاج إلى تقييم أكاديمي، تحديد مدى ملاءمة مؤهل أو خبرة المتقدم للبرنامج، اعتماد قرارات القبول في البرامج المتقدمة، مراجعة طلبات القبول الاستثنائي، والتأكد من توافق القبول مع متطلبات البرنامج وجهة الاعتماد.
5.3 مسؤول دعم الدارسين
تعريف الدارس بآليات الدراسة، توضيح قنوات التواصل والدعم، مساعدة الدارسين في الدخول إلى منصة التعليم الإلكتروني، متابعة احتياجات الدارسين الجدد خلال فترة البداية، وتحويل أي احتياجات خاصة أو طلبات تيسير إلى الإدارة المختصة.
5.4 مسؤول ضمان الجودة
مراجعة عينة من ملفات القبول والتسجيل، التأكد من تطبيق السياسة بعدالة، مراجعة شكاوى القبول إن وجدت، التأكد من حفظ السجلات بطريقة منظمة، وتقديم توصيات لتحسين إجراءات القبول.
6. متطلبات القبول
شروط الالتحاق- المؤهل الدراسي السابق والخبرة العملية ذات الصلة.
- مستوى اللغة المطلوبة والقدرة على استخدام منصة التعليم الإلكتروني.
- الالتزام بالحضور، المشاركة، وتقديم الواجبات والمشروعات المطلوبة.
- أي متطلبات إضافية تفرضها جهة الاعتماد أو الجهة المانحة للمؤهل.
7. المستندات المطلوبة
الأوراق الثبوتية8. إجراءات القبول
خطوات رحلة التسجيلالاستفسار الأولي
يتواصل المتقدم مع الأكاديمية عبر الموقع الإلكتروني، البريد الإلكتروني، الهاتف، واتساب، أو أي قناة رسمية معتمدة، ويتم تزويده بمعلومات أولية عن البرنامج والرسوم ونظام الدراسة ومتطلبات القبول وطبيعة الشهادة.
تقديم طلب الالتحاق
يقوم المتقدم بتعبئة نموذج طلب الالتحاق وتقديم المستندات المطلوبة، ولا يعتبر الطلب مكتملًا إلا بعد استلام البيانات والمستندات الأساسية.
مراجعة المستندات
يقوم مسؤول القبول بمراجعة المستندات للتأكد من اكتمال البيانات، وضوح المستندات، توافق المؤهلات أو الخبرات مع متطلبات البرنامج، ووجود أي نقص يحتاج إلى استكمال.
المراجعة الأكاديمية
في البرامج المتقدمة أو المؤهلات المنظمة، يُحوَّل الطلب إلى المدير الأكاديمي أو مسؤول البرنامج لمراجعة مدى مناسبة المتقدم، وقد تشمل فحص المؤهل، تقييم الخبرة، مقابلة قصيرة، اختبار تحديد مستوى، أو مراجعة مستوى اللغة والمهارات التقنية.
قرار القبول
يصدر أحد القرارات التالية: قبول كامل، قبول مشروط باستكمال متطلبات معينة، توجيه المتقدم إلى برنامج آخر أكثر ملاءمة، أو رفض الطلب مع توضيح السبب العام عند الطلب.
عرض القبول وتأكيد التسجيل
في حالة القبول، يُرسل تأكيد رسمي يتضمن اسم البرنامج، تاريخ البدء، نظام الدراسة، الرسوم وجدول السداد، متطلبات الحضور والتقييم، بيانات الدخول، والسياسات الأساسية الواجب الاطلاع عليها.
التسجيل
يُسجَّل الدارس رسميًا بعد استكمال نموذج التسجيل، تقديم المستندات، قبول الطلب، سداد الرسوم أو القسط الأول، وموافقته على سياسات الأكاديمية. بالنسبة لمؤهلات OTHM، يجب تسجيل الدارسين خلال 28 يومًا من بدء التدريس أو التحاق الدارس، أيهما يحدث أولًا.
التهيئة والتعريف
يحصل الدارس على جلسة تعريفية تشمل التعريف بالأكاديمية والبرنامج، طريقة استخدام منصة التعليم الإلكتروني، جدول الدراسة، آلية تسليم الواجبات، وسياسات التقييم والشكاوى والنزاهة الأكاديمية وقنوات الدعم.
الأحكام العامة والسياسات التنظيمية
البنود من 9 إلى 179. القبول المشروط
يجوز منح قبول مشروط في حالات مثل انتظار استكمال مستند ناقص، إثبات خبرة عملية، سداد رسوم التسجيل، اجتياز اختبار أو مقابلة، أو الحصول على موافقة أكاديمية داخلية. تُحدد الشروط بوضوح مع مدة زمنية لاستكمالها، وفي حال عدم الاستيفاء يحق للأكاديمية تأجيل أو إلغاء القبول.
10. الاعتراف بالتعلم والخبرة السابقة
قد تنظر الأكاديمية في التعلم أو الخبرة السابقة عند تقييم ملاءمة المتقدم، لكن لا يتم منح أي إعفاءات رسمية داخل مؤهلات الجهات المانحة إلا إذا سمحت هذه الجهة بذلك صراحة ووفق إجراءاتها الرسمية، مع توثيق أي قرار في ملف الدارس.
11. رفض القبول
تحتفظ الأكاديمية بحق الرفض في حالات: عدم استيفاء المتطلبات، تقديم مستندات مضللة، عدم مناسبة البرنامج للمتقدم، عدم القدرة على الالتزام بمتطلبات الدراسة، تجاوز الطاقة الاستيعابية، أو عدم توافر البرنامج في الدورة المطلوبة. ويجوز للمتقدم طلب مراجعة القرار وفق إجراءات الشكاوى المعتمدة.
12. بيانات الدارسين والسرية
تلتزم الأكاديمية بحماية بيانات المتقدمين والدارسين، ولا تُستخدم إلا لأغراض القبول والتسجيل والدراسة والدعم والتقييم والاعتماد، ولا تُشارك مع أي طرف خارجي إلا للضرورة التنظيمية أو القانونية أو مع جهات الاعتماد.
13. الرسوم والسداد
يجب توضيح إجمالي الرسوم، رسوم التسجيل، مواعيد السداد، نظام التقسيط، الرسوم غير القابلة للاسترداد، وأي رسوم إضافية وسياسة الاسترداد للمتقدم قبل إتمام التسجيل، ولا يُعتبر التسجيل نهائيًا إلا بعد استكمال إجراءات السداد.
14. الطاقة الاستيعابية وإدارة الدفعات
تُحدد الطاقة الاستيعابية لكل دفعة بناءً على عدد المحاضرين والمقيمين، قدرة مسؤول الجودة الداخلي، قدرة منصة التعليم الإلكتروني، حجم الدعم الطلابي المطلوب، وطبيعة البرنامج ومتطلبات جهة الاعتماد.
15. المساواة والتنوع والتيسيرات المعقولة
تلتزم الأكاديمية بتوفير فرص قبول عادلة لجميع المتقدمين المؤهلين، ويجوز لأصحاب الاحتياجات الخاصة طلب تيسيرات معقولة تُدرس وفق السياسة المعتمدة دون الإخلال بمعايير البرنامج.
16. البيانات المضللة والطلبات الاحتيالية
إذا ثبت تقديم معلومات أو مستندات غير صحيحة أو إخفاء معلومات جوهرية، يحق للأكاديمية رفض الطلب، إلغاء القبول أو التسجيل، إبلاغ جهة الاعتماد إن لزم، واتخاذ إجراءات إضافية وفق السياسات المعتمدة.
17. الشكاوى والاستئناف المتعلقة بالقبول
يحق للمتقدم تقديم شكوى أو طلب مراجعة لقرار القبول إذا شعر أن القرار لم يُتخذ وفق السياسة المعلنة أو أن هناك خطأ في مراجعة طلبه، ويتم التعامل مع ذلك وفق سياسة الشكاوى والاستئناف المعتمدة بالأكاديمية.
18. حفظ السجلات
تحتفظ الأكاديمية بسجلات القبول والتسجيل بطريقة منظمة وآمنة، وتشمل نموذج طلب الالتحاق، المستندات المقدمة، قرارات القبول أو الرفض، المراسلات مع المتقدم، إثبات السداد، إقرارات الدارس، بيانات التسجيل على المنصة، وأي مستندات مطلوبة من جهة الاعتماد. تُحفظ السجلات لمدة مناسبة وفق سياسة حفظ السجلات وحماية البيانات ومتطلبات الجهات المانحة.
19. المراقبة والمراجعة
تُراجع هذه السياسة دوريًا للتأكد من فعاليتها وتوافقها مع متطلبات الأكاديمية وجهات الاعتماد، واحتياجات الدارسين، ومتطلبات الجودة، وأي تغييرات قانونية أو تنظيمية. ويتولى مسؤول ضمان الجودة متابعة تطبيق السياسة ورفع التوصيات إلى الإدارة العليا.
20. السياسات ذات الصلة
21. اعتماد ومراجعة السياسة
حوكمة السياسةملحق 1: قائمة مراجعة القبول
قائمة الفحص الداخليةاستلام نموذج طلب الالتحاق
نعم / لااستلام وثيقة الهوية
نعم / لااستلام الشهادات الدراسية
نعم / لااستلام السيرة الذاتية إن لزم
نعم / لااستلام إثبات الخبرة إن لزم
نعم / لاالتحقق من متطلبات القبول
نعم / لاإتمام المراجعة الأكاديمية إن لزم
نعم / لاتوضيح الرسوم للمتقدم
نعم / لاتوضيح سياسة الاسترداد
نعم / لاتوضيح متطلبات البرنامج
نعم / لاتوقيع إقرار الدارس
نعم / لاإصدار قرار القبول
نعم / لاتسجيل الدارس داخليًا
نعم / لاتسجيل الدارس لدى الجهة المانحة إن لزم
نعم / لاإنشاء حساب على منصة التعلم الإلكتروني
نعم / لاإتمام جلسة التهيئة والتعريف
نعم / لاملحق 2: إقرار الدارس
نموذج التعهد والموافقةكما أقر بأنه تم إبلاغي بمتطلبات البرنامج، والرسوم، وشروط السداد، ونظام الدراسة، ومتطلبات التقييم، والسياسات ذات الصلة بالدارسين.