سياسة الانسحاب والاسترداد والتحويل

1. بيان السياسة

Policy Statement

تلتزم أكاديمية وعـي الدولية بتطبيق سياسة عادلة، واضحة، متسقة، ومعلنة بشأن انسحاب الدارسين، وطلبات الاسترداد المالي، والتحويل بين البرامج أو الدفعات الدراسية، وتأجيل الدراسة. تهدف هذه السياسة إلى حماية حقوق الدارسين وضمان وضوح الالتزامات.

Waey International Academy is committed to applying a fair, transparent, consistent, and clearly communicated policy for learner withdrawal, refund requests, programme transfer, cohort transfer, and deferral of study.

2. أهداف السياسة الرئيسية

Purpose of the Policy

توضيح شروط وإجراءات الانسحاب من البرامج وتحديد حالات الاسترداد المالي والرسوم غير القابلة للاسترداد.
تنظيم التحويل بين البرامج أو الدفعات الدراسية وتأجيل الدراسة عند وجود ظروف مقبولة.
ضمان التعامل مع الطلبات بعدالة وشفافية وحفظ سجلات واضحة لجميع القرارات المتخذة.

3 & 4. نطاق التطبيق والتعريفات الأساسية

Scope & Definitions

التعريفات الرئيسية:
• الانسحاب: طلب رسمي لإنهاء التسجيل. | الاسترداد: إعادة جزء أو كامل الرسوم وفق الشروط.
• التحويل: نقل الدارس لبرنامج أو دفعة أخرى. | التأجيل: تأجيل بداية أو استكمال الدراسة لتاريخ لاحق.

تطبق هذه السياسة على جميع الدارسين والمتقدمين المسجلين في برامج الأكاديمية وتشمل المحاور التالية:

البرامج المهنية القصيرة والدبلومات التخصصية والتنفيذية مؤهلات OTHM أو أي مؤهلات تابعة لجهة مانحة خارجية أنماط التعليم (الحضوري، الإلكتروني، عن بُعد، والمدمج) طلبات الانسحاب، الاسترداد، التحويل، والتأجيل المؤقت

5 & 6. المبادئ العامة والرسوم غير القابلة للاسترداد

General Principles & Non-Refundable Fees

رسوم التسجيل

فتح الملف والقبول

تعتبر رسوم التسجيل الإدارية وفتح ملف القبول غير قابلة للاسترداد.

الجهات الخارجية

رسوم OTHM والاعتمادات

غير قابلة للاسترداد أو التحويل لدارس آخر بعد سدادها للجهة المانحة.

الخدمات المفعلة

المنصة والمواد التعليمية

تُخصم رسوم الحساب التعليمي والمنصة والمواد التي تم تسليمها للدارس بالفعل.

الخدمات اللوجستية

الشهادات والشحن

لا تسترد رسوم إصدار الشهادات أو التوثيق أو الشحن بعد البدء في طلبها.

5. المبادئ الحاكمة للسياسة المليئة بالنزاهة

Core Policy Principles

5.1 & 5.2 الشفافية والعدالة (Transparency & Fairness)

إبلاغ الدارس مسبقاً بكافة الرسوم والسياسات، والتعامل مع جميع الطلبات وفق معايير موحدة مع مراعاة الظروف الخاصة الموثقة.

5.3 القرارات القائمة على الأدلة (Evidence-Based)

يجب أن تكون جميع طلبات الانسحاب أو الاسترداد أو التحويل مكتوبة رسمياً ومدعومة بالمستندات الثبوتية اللازمة لفحصها.

5.4 عدم الاسترداد التلقائي (No Automatic Refund)

تقديم الطلب لا يعني الاستحقاق التلقائي؛ حيث يتم تحديد الاستحقاق بناءً على تاريخ الطلب وحالة البرنامج والخدمات المقدمة.

5.5 متطلبات الجهات المانحة (Awarding Body Rules)

تخضع البرامج التابعة لـ OTHM أو جهات خارجية لقواعدها الرسمية، وتكون رسومها غير قابلة للاسترداد بعد التسجيل لديهم.

7 & 10 & 11. ضوابط الحضور والظروف الاستثنائية

Attendance Guidelines & Exceptional Cases

طلب الانسحاب الرسمي

يجب تقديم طلب انسحاب مكتوب عبر البريد الرسمي. لا يُعتد بالانسحاب الشفهي، ويعتبر تاريخ الاستلام هو التاريخ المعتمد ماليًا.

الظروف الاستثنائية

يجوز النظر في استرداد جزئي أو تأجيل في حالات (المرض الخطير، الوفاة من الدرجة الأولى، ظروف قهرية موثقة) بموجب مستندات داعمة.

عدم الحضور الميداني/الرقمي

عدم حضور الدارس للمحاضرات أو عدم استخدام المنصة لا يُعد انسحاباً رسمياً، وتظل الرسوم مستحقة عليه طالما لم يتقدم بطلب رسمي.

إلغاء أو تعديل البرنامج

إذا ألغت الأكاديمية برنامجاً يُرد كامل المبلغ أو يُحوّل الدارس لبرنامج آخر. التغييرات الإدارية المعقولة لا تمنح حق الاسترداد التلقائي.

8 & 19. أهلية وإجراءات تنفيذ الاسترداد المالي

Refund Eligibility & Processing Pipeline

01

المرحلة الأولى: تقديم الطلب وفحصه ماليًا | إلكترونياً أو كتابياً

يتم تقديم نموذج طلب الاسترداد وتتم مراجعته مالياً وإدارياً لتحديد المبلغ المستحق وخصم الرسوم غير القابلة للاسترداد وبوابات الدفع.

02

المرحلة الثانية: اعتماد القرار وإبلاغ الدارس | إشعار مكتوب بالنتيجة

يتم اعتماد القرار من الإدارة المختصة وإبلاغ الدارس كتابياً بالنتيجة النهائية (مقبول، مقبول جزئياً، أو مرفوض) مع توضيح الأسباب والخصومات.

03

المرحلة الثالثة: التنفيذ البنكي والتحويل المالي | من 30 إلى 45 يوم عمل

يتم تنفيذ الاسترداد المالي وإعادة المبالغ المستحقة لوسيلة الدفع الأصلية أو بالطريقة المعتمدة خلال المدة المحددة من تاريخ الاعتماد.

04

المرحلة الرابعة: حالات رفض الاسترداد أو الاعتراض | الاعتراض خلال 10 أيام

يُرفض الطلب إذا تجاوز المدة المسموحة أو بعد إتمام البرنامج والتسجيل الخارجي، ويحق للدارس تقديم طلب مراجعة للقرار خلال 10 أيام عمل.

14 – 18. سياسات التحويل، التأجيل، وخطط التقسيط

Transfer, Deferral & Financial Provisions

14 & 15. التحويل إلى دفعة أو برنامج آخر

يخضع التحويل لتوفر مقاعد، استيفاء شروط القبول، موافقة الإدارة الأكاديمية، وسداد أي فروق مالية. ولا يُستخدم التحويل لتجاوز شروط الانسحاب.

16. التحويل وفق قواعد الجهة المانحة

يخضع تحويل الدارسين بين مراكز أو مؤهلات OTHM للقواعد والأنماط الرسمية الخاصة بها، وتُطبق رسوم تحويل محددة وفق هيكل الرسوم المعتمد لديها.

17. تأجيل الدراسة (Deferral of Study)

يجوز طلب تأجيل الدراسة لدفعة لاحقة لسبب مقبول عبر طلب مكتوب يوضح المدة، ويخضع لموافقة الأكاديمية والقيود الزمنية وصلاحية التسجيل.

18. خطط التقسيط والرسوم المستحقة

الانسحاب أو التأجيل لا يلغي تلقائياً الأقساط المتبقية؛ وتراجع الأكاديمية الحالة ويُطالب الدارس بسداد المبالغ المستحقة قبل إصدار أي مستندات.

23 & 24 & 25. طلبات التضليل، إتاحة السياسة وحفظ السجلات وحوكمتها

تتعامل الأكاديمية بحزم مع الطلبات المضللة أو الاحتيالية ولها حق رفضها واتخاذ إجراء تأديبي. تتاح هذه السياسة علنياً عبر الموقع والمنصة للدارسين لضمان الاطلاع والوعي بها قبل التسجيل، وتحفظ كافة المستندات والقرارات والخصومات المطبقة في سجلات رقمية محمية لغايات التدقيق ضماناً للنزاهة.

27. الارتباط بالسياسات المؤسسية الأخرى داخل الأكاديمية

لضمان التكامل التنظيمي والمالي، تعمل هذه السياسة بالارتباط التام مع اللوائح والسياسات التالية:

28. حوكمة واعتماد السياسة المالية

Policy Approval & Governance

البند / Item

تفاصيل وحالة الامتثال / Details

اسم السياسة / Name

سياسة الانسحاب والاسترداد والتحويل (Withdrawal, Refund and Transfer Policy)

المؤسسة الأكاديمية

أكاديمية وعي الدولية (Waey International Academy)

الإصدار الحالي / Version

V 1.0

الجهة المسؤولة (Owner)

Finance Department / Admissions Office / Quality Assurance Manager

دورة المراجعة

سنوية أو عند الحاجة التنظيمية (Annually)

الملاحق التنفيذية ونماذج العمل المعتمدة

Policy Appendices & Action Templates

ملحق 1: نموذج طلب انسحاب

Appendix 1: Withdrawal Request Form

Learner Full Name Learner ID Programme Name Cohort / Intake Last Date of Attendance Reason & Documents

ملحق 2 & 3: نماذج الاسترداد والتحويل

Appendix 2 & 3: Refund & Transfer Form

Total Fees Paid Payment Method Amount Requested Requested Action Academic Approval Bank / Payment Details

ملحق 4: نموذج خطاب قرار الاسترداد المعتمد

Appendix 4: Refund Decision Letter Template

السيد/السيدة [اسم الدارس]، نشكر لكم تقديم طلب الاسترداد بتاريخ [تاريخ الطلب]. قامت أكاديمية وعـي الدولية بمراجعة طلبكم وفق سياسة الانسحاب والاسترداد والتحويل المعتمدة لدينا. وجاء القرار كما يلي: [مقبول / مقبول جزئيًا / غير مقبول]، سبب القرار: [توضيح السبب]، مبلغ الاسترداد إن وجد: [المبلغ]، الخصومات المطبقة إن وجدت: [الخصومات]، المدة المتوقعة للتنفيذ: [المدة]. إذا لم تكن راضيًا عن هذا القرار، يمكنك طلب مراجعة القرار خلال 10 أيام عمل من تاريخ استلامه.

Dear [Learner Name], Thank you for submitting your refund request dated [Insert Date]. Waey International Academy has reviewed your request in accordance with the Withdrawal, Refund and Transfer Policy. The decision is: [Approved / Partially Approved / Not Approved], Reason: [Insert explanation], Refund amount: [Insert amount], Deductions: [Insert deductions]. If you are not satisfied, you may request a review within 10 working days.

اسم المسؤول / Issued By:

المنصب والجهة / Position:

التاريخ والختم / Date: