1. بيان السياسة
Policy Statement
تلتزم أكاديمية وعـي الدولية بتطبيق سياسة عادلة، واضحة، متسقة، ومعلنة بشأن انسحاب الدارسين، وطلبات الاسترداد المالي، والتحويل بين البرامج أو الدفعات الدراسية، وتأجيل الدراسة.
تهدف هذه السياسة إلى حماية حقوق الدارسين، وضمان وضوح الالتزامات المالية والأكاديمية، ومنع سوء الفهم أو النزاعات، مع الالتزام بمتطلبات الأكاديمية وجهات الاعتماد والجهات المانحة للمؤهلات.
2. هدف السياسة
Purpose of the Policy
- توضيح شروط وإجراءات الانسحاب من البرامج.
- تحديد الحالات التي يجوز فيها الاسترداد المالي، وتوضيح الرسوم غير القابلة للاسترداد.
- تنظيم التحويل بين البرامج أو الدفعات الدراسية، وتنظيم تأجيل الدراسة عند وجود ظروف مقبولة.
- ضمان التعامل مع الطلبات المالية بعدالة وشفافية، وحماية الأكاديمية من المطالبات غير المبررة أو غير الموثقة.
- ضمان الالتزام بمتطلبات جهات الاعتماد والجهات المانحة، وحفظ سجلات واضحة لجميع القرارات المتخذة.
3 & 4. نطاق التطبيق والتعريفات الأساسية
Scope & Definitionsالتعريفات الرئيسية:
• الانسحاب: طلب رسمي من الدارس لإنهاء تسجيله في البرنامج قبل إتمامه. | الاسترداد: إعادة جزء أو كامل الرسوم وفق الشروط بعد خصم غير القابل للاسترداد.
• التحويل: نقل الدارس لبرنامج أو دفعة أو نمط دراسة آخر. | التأجيل: تأجيل بداية أو استكمال الدراسة لتاريخ لاحق دون إلغاء التسجيل.
• الرسوم غير القابلة للاسترداد: الرسوم التي لا تُرد بعد سدادها كرسوم التسجيل والجهات المانحة ومعالجة الطلب والرسوم الإدارية المعلنة.
تطبق هذه السياسة على جميع الدارسين والمتقدمين المسجلين في برامج الأكاديمية وتشمل المحاور التالية:
5. المبادئ العامة الحاكمة للسياسة
General Principles5.1 & 5.2 الشفافية والعدالة (Transparency & Fairness)
إبلاغ الدارس قبل التسجيل بالرسوم وشروط السداد وسياسة الانسحاب والاسترداد والتحويل، والتعامل مع جميع الطلبات وفق معايير موحدة مع مراعاة الظروف الخاصة الموثقة.
5.3 القرارات القائمة على الأدلة (Evidence-Based)
يجب أن تكون جميع طلبات الانسحاب أو الاسترداد أو التحويل مكتوبة رسمياً ومدعومة بالمستندات الثبوتية اللازمة لفحصها عند الحاجة.
5.4 عدم الاسترداد التلقائي (No Automatic Refund)
تقديم الطلب لا يعني الاستحقاق التلقائي؛ حيث يتم تحديد الاستحقاق بناءً على تاريخ الطلب وحالة البرنامج والخدمات المقدمة.
5.5 متطلبات الجهات المانحة (Awarding Body Rules)
تخضع البرامج التابعة لـ OTHM أو جهات خارجية لقواعدها الرسمية، وتكون رسومها وإجراءاتها غير قابلة للاسترداد أو التحويل بعد التسجيل لديها.
6. الرسوم التي قد تكون غير قابلة للاسترداد
Fees That May Be Non-Refundableقد تكون الرسوم التالية غير قابلة للاسترداد كلياً أو جزئياً إذا تم توضيحها للدارس قبل التسجيل:
فتح الملف والقبول
رسوم التسجيل أو فتح الملف ورسوم معالجة طلب القبول غير قابلة للاسترداد.
رسوم OTHM والاعتمادات
غير قابلة للاسترداد أو التحويل لدارس آخر أو مؤهل آخر بعد التسجيل الرسمي لدى الجهة المانحة.
المنصة والمواد التعليمية
تُخصم رسوم الحساب التعليمي والمنصة بعد تفعيله والمواد التي تم تسليمها للدارس بالفعل.
الشهادات والشحن
لا تسترد رسوم إصدار الشهادات أو التوثيق أو الشحن أو أي رسوم إدارية معلنة بعد طلبها.
بالنسبة لمؤهلات OTHM تحديداً، تكون رسوم تسجيل الدارسين غير قابلة للاسترداد وغير قابلة للتحويل إلى دارس آخر أو مؤهل آخر بعد التسجيل الرسمي لدى OTHM، ما لم تنص OTHM على خلاف ذلك في تحديث رسمي.
7. إجراءات الانسحاب
Withdrawal Procedureتقديم الطلب الرسمي
يقدَّم طلب انسحاب مكتوب عبر البريد الإلكتروني الرسمي أو نموذج الانسحاب المعتمد، مع توضيح سبب الانسحاب وتحديد تاريخ آخر حضور أو مشاركة وإرفاق أي مستندات داعمة.
المراجعة والقرار
تراجع الإدارة المختصة الطلب، ثم يستلم الدارس قراراً مكتوباً يوضح حالة الانسحاب وأي أثر مالي أو أكاديمي مترتب عليه.
التاريخ المعتمد
لا يُعتد بالانسحاب الشفهي أو الرسائل غير الرسمية ما لم توثّق وتُعتمد. ويعتبر تاريخ استلام طلب الانسحاب المكتوب هو التاريخ المعتمد لحساب أي استرداد محتمل.
8. أهلية الاسترداد
Refund Eligibilityتختلف أهلية الاسترداد حسب توقيت الطلب ونوع البرنامج وحالة التسجيل والخدمات المقدمة:
8.1 قبل بداية البرنامج
يجوز النظر في استرداد جزء أو كامل الرسوم بعد خصم: رسوم التسجيل غير القابلة للاسترداد، رسوم معالجة الطلب، أي رسوم سُددت لجهة اعتماد أو مانحة، أي مواد أو خدمات سُلّمت، ورسوم التحويل البنكي أو الدفع الإلكتروني إن وجدت.
8.2 بعد بداية البرنامج
قد يُخفَّض أو يُلغى الاسترداد حسب: عدد المحاضرات المقدمة، عدد الأسابيع المنقضية، المواد المتاحة، حسابات المنصة المفعّلة، الخدمات الأكاديمية والإدارية المقدمة، تسجيل الدارس لدى جهة خارجية، والتزامات الأكاديمية تجاه المحاضرين والشركاء.
8.3 بعد التسجيل لدى جهة مانحة
إذا سُجّل الدارس رسمياً لدى OTHM أو أي جهة مانحة خارجية، فإن أي رسوم متعلقة بهذه الجهة تخضع لقواعدها، وغالباً لا تكون قابلة للاسترداد أو التحويل.
8.4 بعد إتمام البرنامج أو إصدار الشهادة
لا يحق للدارس استرداد الرسوم بعد: إتمام البرنامج، إصدار الشهادة، رفع طلب الشهادة للجهة المانحة، الحصول على النتائج النهائية، أو الاستفادة الكاملة من الخدمات التعليمية.
9. الإطار الاسترشادي للاسترداد
Suggested Refund Frameworkما لم تنص شروط البرنامج أو العقد أو الجهة المانحة على غير ذلك، يمكن للأكاديمية استخدام الإطار التالي كدليل عام:
هذا الجدول استرشادي، ويجوز تعديله حسب طبيعة البرنامج ومدة الدراسة وشروط الجهة المانحة والعقد الموقّع مع الدارس.
10 & 11. الظروف الاستثنائية وعدم الحضور
Exceptional Circumstances & Non-Attendance10. الظروف الاستثنائية
Exceptional Circumstances
يجوز للأكاديمية النظر في استرداد جزئي أو تحويل أو تأجيل في حالات استثنائية موثقة مثل: مرض خطير يمنع الاستكمال، وفاة قريب من الدرجة الأولى، ظروف قهرية موثقة، انتقال مفاجئ، ظروف قانونية أو إنسانية خاصة، أو خطأ واضح من الأكاديمية.
يجب تقديم مستندات داعمة. ولا تضمن الظروف الاستثنائية الاسترداد التلقائي، لكنها تتيح مراجعة خاصة للطلب.
11. عدم الحضور
Non-Attendance
عدم حضور الدارس للمحاضرات أو عدم استخدامه للمنصة أو عدم تقديمه للواجبات لا يُعد انسحاباً رسمياً.
لا يحق للدارس المطالبة بالاسترداد لمجرد عدم الحضور إن لم يقدّم طلب انسحاب رسمي في الوقت المناسب، وتظل الرسوم مستحقة طالما استمر التسجيل ولم يتقدم بطلب انسحاب أو تأجيل أو تحويل وفق الإجراءات المعتمدة.
12 & 13. إلغاء البرنامج والتغييرات عليه
Programme Cancellation & Changes12. إلغاء البرنامج من جانب الأكاديمية
إذا ألغت الأكاديمية برنامجاً قبل بدايته لأسباب تشغيلية أو أكاديمية، تتيح للدارس أحد الخيارات: استرداد الرسوم القابلة للاسترداد، التحويل إلى برنامج بديل مناسب، التحويل إلى دفعة لاحقة، أو الاحتفاظ بالرسوم كرصيد لاستخدامه لاحقاً بموافقته. وإذا كان الإلغاء بسبب ظروف خارجة عن إرادتها، يُعالَج وفق مبدأ العدالة والظروف العملية ومتطلبات الجهات المانحة.
13. التغييرات في البرنامج
قد تجري الأكاديمية تغييرات معقولة مثل: تغيير موعد محاضرة أو محاضر، تعديل جدول، تغيير ترتيب موضوعات، استبدال منصة أو أداة، أو تقديم محاضرة بديلة/مسجلة. ولا تمنح هذه التغييرات المعقولة حقاً تلقائياً في الاسترداد طالما استمر تقديم البرنامج وتحقيق نواتج التعلم. أما التغيير الجوهري المؤثر على طبيعة البرنامج أو مؤهله فتتم مراجعته بشكل خاص.
14 – 18. سياسات التحويل، التأجيل، وخطط التقسيط
Transfer, Deferral & Financial Provisions14. التحويل إلى دفعة أخرى
يجوز للدارس غير القادر على الاستكمال طلب التحويل لدفعة لاحقة، ويخضع لـ: تقديم طلب مكتوب، وجود سبب مقبول، توفر مقعد، عدم انتهاء صلاحية التسجيل، موافقة الإدارة الأكاديمية، سداد أي فروق، والالتزام بمتطلبات الجهة المانحة.
15. التحويل إلى برنامج آخر
يجوز التحويل لبرنامج أنسب داخل الأكاديمية بشرط: استيفاء متطلبات القبول، موافقة المدير الأكاديمي، مراجعة الفروق المالية، عدم الإخلال بمتطلبات الجهة المانحة، وعدم استخدامه لتجاوز شروط الانسحاب. ويسدد الدارس فرق الرسوم إن كان البرنامج الجديد أعلى، وقد يُحوّل الفرق كرصيد دون استرداد نقدي إن كان أقل.
16. التحويل وفق قواعد الجهة المانحة
يخضع تحويل الدارسين بين مراكز أو مؤهلات OTHM للقواعد والنماذج الرسمية الخاصة بها، وتُطبق رسوم تحويل محددة وفق هيكل الرسوم المعتمد. ولا تتعهد الأكاديمية بإتمام أي تحويل خارجي إلا بعد موافقة الجهة المانحة واستيفاء شروطها.
17. تأجيل الدراسة (Deferral of Study)
يجوز طلب التأجيل لدفعة لاحقة لسبب مقبول عبر طلب مكتوب يوضح الاسم والبرنامج والسبب والمدة والمستندات الداعمة. وتراجع الأكاديمية الطلب وفق طبيعة البرنامج والمرحلة والدفعات المتاحة ومتطلبات الجهة المانحة والحد الأقصى للمدة. ولا يعتبر التأجيل مقبولاً إلا بموافقة رسمية.
18. خطط التقسيط والرسوم المستحقة
إذا كان الدارس ضمن خطة تقسيط، فإن الانسحاب أو التأجيل أو عدم الحضور لا يلغي تلقائياً الرسوم المستحقة. وتراجع الأكاديمية الحالة المالية وفق: تاريخ الانسحاب الرسمي، الخدمات المقدمة، الأقساط المستحقة حتى تاريخ الطلب، الرسوم غير القابلة للاسترداد، التزامات الأكاديمية تجاه جهات خارجية، وشروط العقد أو نموذج التسجيل. وقد يُطلب سداد المستحقات قبل إتمام التحويل أو التأجيل أو إصدار أي مستندات.
19. إجراءات تنفيذ الاسترداد
Refund Processing Pipelineمراجعة الطلب وتحديد المبلغ المستحق | مالياً وإدارياً
مراجعة الطلب مالياً وإدارياً، تحديد المبلغ المستحق للاسترداد، وخصم الرسوم غير القابلة للاسترداد وأي رسوم تحويل أو دفع إلكتروني.
اعتماد القرار وإبلاغ الدارس | إشعار مكتوب بالنتيجة
اعتماد القرار من الإدارة المختصة، وإبلاغ الدارس كتابياً بالمبلغ والمدة المتوقعة وأي خصومات مطبقة.
التنفيذ المالي والتحويل | من 30 إلى 45 يوم عمل
تنفيذ الاسترداد إلى وسيلة الدفع الأصلية أو طريقة معتمدة أخرى، خلال 30 إلى 45 يوم عمل من تاريخ الاعتماد ما لم توجد أسباب مصرفية أو تنظيمية للتأخير.
20 – 22. الخصومات، رفض الاسترداد، والاعتراض
Deductions, Refusal & Appeals20. الخصومات من مبلغ الاسترداد
قد يُخصم من مبلغ الاسترداد: رسوم التسجيل ومعالجة الطلب، رسوم الجهات المانحة أو الاعتماد، رسوم التحويل البنكي والدفع الإلكتروني وبوابات الدفع، فرق العملة، رسوم المواد التعليمية المسلّمة، رسوم المنصة بعد التفعيل، رسوم الشهادات أو المستندات المطلوبة، وأي خدمات قُدّمت بالفعل. ويجب توضيح الخصومات للدارس في قرار الاسترداد.
21. رفض طلب الاسترداد
يجوز رفض الطلب في حالات مثل: تقديمه بعد انتهاء الفترة المسموحة، بدء البرنامج والاستفادة من الخدمات، إتاحة التسجيلات والمواد، التسجيل لدى جهة خارجية، عدم تقديم انسحاب رسمي، عدم الحضور دون إخطار، إتمام البرنامج أو إصدار الشهادة، وجود رسوم مستحقة، استخدام بيانات غير صحيحة، أو غياب سبب مقبول ودليل داعم. ويُبلَّغ الدارس بسبب الرفض كتابياً.
22. الاعتراض على قرارات الاسترداد أو التحويل
يحق للدارس طلب مراجعة القرار إذا اعتقد أن السياسة لم تُطبق بشكل صحيح، على أن يقدَّم طلب المراجعة خلال 10 أيام عمل من تاريخ استلام القرار موضحاً سبب الاعتراض والقرار المطلوب مراجعته وأي أدلة جديدة. وتتم المراجعة بواسطة مسؤول أو لجنة لم تشارك في القرار الأول كلما أمكن، ويُصدر قرار المراجعة خلال مدة مناسبة ويُعد نهائياً داخل الأكاديمية ما لم توجد جهة مانحة خارجية لها إجراءات خاصة.
23 – 26. النزاهة، إتاحة السياسة، حفظ السجلات، والمراجعة
Integrity, Communication, Records & Review23. الطلبات المضللة أو الاحتيالية
إذا تبيّن أن الطلب يتضمن معلومات غير صحيحة أو مستندات مضللة، يحق للأكاديمية رفض الطلب، إلغاء أي موافقة سابقة، اتخاذ إجراء تأديبي أو إداري، إبلاغ جهة الاعتماد أو الجهة المانحة عند الحاجة، والاحتفاظ بحقها في أي مطالبات مالية مستحقة.
24. إتاحة السياسة للدارسين
تتاح السياسة عبر: الموقع الإلكتروني، نموذج التسجيل، رسائل القبول، دليل الدارس، منصة التعليم، العقود والإقرارات المالية، والبريد عند الطلب. ويجب أن يقر الدارس بالاطلاع عليها قبل أو عند التسجيل.
25. حفظ السجلات
تحتفظ الأكاديمية بسجلات واضحة لكل طلب تشمل: الطلب المكتوب وتاريخ استلامه وسببه، المستندات الداعمة، مراجعة الإدارة الأكاديمية والمالية، القرار وقيمة الاسترداد والخصومات، إثبات التنفيذ، وأي مراسلات أو طلبات مراجعة — وفق سياسة حماية البيانات وحفظ السجلات.
26. المراقبة والمراجعة
تراجع الأكاديمية السياسة دورياً للتأكد من فعاليتها وعدالتها وتوافقها مع متطلبات الأكاديمية وجهات الاعتماد والقوانين وطبيعة البرامج وشكاوى الدارسين وحالات الانسحاب المتكررة ونتائج ضمان الجودة، وتُعتمد النسخة المحدثة من الإدارة المختصة.
27. الارتباط بالسياسات المؤسسية الأخرى داخل الأكاديمية
لضمان التكامل التنظيمي والمالي، تعمل هذه السياسة بالارتباط التام مع اللوائح والسياسات التالية: